Von den 85 Mitarbeitern der Kirson GmbH arbeiten knapp 35 in administrativen und Management-Funktionen. 24 von ihnen, vom Sachbearbeiter bis zur Geschäftsleitung, wurden trainiert, so dass vier Gruppen á jeweils sechs Teilnehmer gebildet werden konnten. Die Pilot-Gruppe bestand aus den Vertriebsmitarbeitern. Nach dem erfolg-reichen Abschluss des Pilot-Projektes wurden Mitarbeiter aus der Produktionsleitung, dem Finanzwesen, der Produktentwicklung, der Qualitätssicherung sowie weiteren administrativen Funktionen geschult.

weiter

Auf einen theoretischen Schulungsblock folgte an allen Schulungstagen ein Einzelcoaching der Gruppenmitglieder direkt an ihrem Arbeitsplatz. Hierbei konnten individuelle Schwerpunkte gesetzt werden. Die meisten meinten nach Abschluss der Schulung, dass sich ihr persönlicher Arbeitsstil verbessert habe und insbesondere die Kommunikation zu den direkten Kollegen, aber auch fachfremden Abteilungen deutlich verbessert werden konnte. Gemeinsam mit dem Coach wurden alle Schreibtische und die individuellen Arbeitstechniken der Mitarbeiter einer Bestandsaufnahme unterzogen. Bis zum nächsten Termin -einige Wochen später- musste der Schreibtisch wie vereinbart in Ordnung gebracht werden, Doppel- und Dreifachablagen abgeschafft und das gesamte Unterlagenmanagement gestrafft und vereinfacht werden. Durch das Einzelcoaching, wie auch die Gruppenarbeit, innerhalb derer schnell zu erkennen war, dass viele Kollegen ähnliche Probleme haben, wurden Techniken für die effizientere Erledigung von Aufgaben erlernt. So konnten viele Mitarbeiter das etwas einfach klingende Motto „Tu es sofort“ (anstatt es auf die lange Bank zu schieben und dann erst zu erledigen, wenn alles am Brennen ist) als sinnvolle Arbeitsmethode erkennen.

Der Hauptgewinn

In gemeinsamer Projektarbeit wurden für alle Mitarbeiter gültige Regeln für die Kommunikation, insbesondere mit Microsoft-Outlook erarbeitet.

Als Hauptgewinn aus den Schulungen ist eine effektivere Kommunikation untereinander sowie die effizientere Erledigung von Routinevorgängen inklusive der Verbesserung der internen Abläufe zu nennen.

Dadurch, dass verbindliche Regeln festgelegt wurden, wird die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern, aber auch Aushilfen und Urlaubsvertretungen erheblich erleichtert.

Bei Kirson als produzierendem Unternehmen sind die Büros der einzelnen Mitarbeiter trotz der relativ geringen Mitarbeiterzahl zum Teil recht weit voneinander entfernt. Damit fast alle Informationen an allen Stellen des Unternehmens über die EDV zugänglich sind, wurde eine elektronische Ablage eingeführt. Hierbei zeigten sich jedoch die Einschränkungen von Standard-Büro-Software. Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, mit Wirkung zum 1. Januar 2003 eine Archivierungssoftware einzuführen. Im Vordergrund steht nicht in erster Linie die finanzamtskonforme Archivierung, sondern eine schnelle Verfügbarkeit aller abgelegten Informationen an allen Arbeitsplätzen ohne lästige physische Sucharbeit.

Auch nach Abschluss der Schulungen treffen sich die Verantwortlichen der vier Teams regelmäßig und pflegen ein PEP-Handbuch, in dem die allgemeinen Verfahrensregelungen (unter anderem auch zur Nettikette, also dem Umgangsstil miteinander im Internet, insbesondere bei der E-Mail-Kommunikation) gepflegt und kontinuierlich verbessert werden.

PEP ist nicht unbedingt ein Verfahren, welches nur für die Textil- oder Vliesstoffindustrie besonders gut geeignet ist. Im Prinzip kann PEP in allen Betrieben zum Einsatz kommen. Da sich insbesondere die klassische Textilindustrie in Deutschland  -mit wenigen Ausnahmen-  seit Jahren rückläufig entwickelt, ist es in dieser Industrie zu einer Überalterung des Personals gekommen. Dies führt dazu, dass relativ wenig junge Mitarbeiter (mit Ausnahme der selbst ausgebildeten) in diese Firmen quer einsteigen und mit frischen Ideen neue Impulse geben können.

Durch diese Überalterung findet vielleicht in einigen Bereichen der Textilindustrie stärker als in Wachstumsindustrien eine Verfestigung altmodischer und überholter Methoden statt. Durch PEP kann es gelingen, mit modernen und insbesondere wirksamen Arbeitsmethoden vertraut zu werden. Aufgrund der Steigerung der persönlichen Effizienz kann viel Zeit gewonnen werden, die für strategische Überlegungen, die Entwicklung neuer Produkte und die Gewinnung neuer Kunden genutzt werden kann. Neues Wachstum kann im Einzelfall generiert werden, ohne dass hierfür gleich neues Personal eingestellt werden muss. Weil die vorhandenen, jetzt effizienteren und effektiveren Mitarbeiter nicht erst angelernt werden müssen, dürften die Vorteile für das Unternehmen auf der Hand liegen.