Empfehlungen zum Bewerbungsaufbau

Im folgenden geben wir mit freundlicher Genehmigung des Autors einen Beitrag aus der Karriereberatung der VDI nachrichten vom 8. Oktober 2004 wieder.

In der seit zwanzig Jahren erscheinenden Serie beantwortet der Personalberater Dr. Heiko Mell Leserfragen zu allen Aspekten um die berufliche Karriere. Manchmal erhält er nicht nur Fragen, sondern auch Stellungnahmen zu den von ihm gegebenen Ratschlägen, wie auch die im Anschluß wiedergegebene.

Die Personalverantwortlichen bei der Kirson GmbH würden sich freuen, wenn Sie sich beim Zusammenstellen Ihrer Bewerbungsunterlagen an der im folgenden diskutierten und (unter der Überschrift "Empfehlungen zum Bewerbungsaufbau") beschriebenen Vorgehensweise orientierten.

Ein neuer Ratgeber auf dem Markt?

Auf eine sehr attraktive Stellenausschreibung (Position im außertariflichen Bereich) folgen erwartungsgemäß sehr viele Bewerbungen, die meine Personalabteilung freundlicherweise nach meinen Kriterien grob vorselektiert. Mich erreichen also nur die überwiegend qualifizierten Bewerbungen.

So weit, so gut. Doch: Es muss ein neuer Bewerberratgeber auf dem Markt erschienen sein!

In diesem muss z. B. stehen:

• Kaufen Sie sich eine dreiteilige Mappe für geschätzte 4 Euro. (Diese wird von mir regelmäßig "zerlegt", um die Unterlagen auf einen Stapel legen und sortieren zu können.)
  

• Fügen Sie jedes(!) Dokument bei, das Sie besitzen. Auch solche über den Besuch 8-stündiger Kurse. (Solche Bewerber lehne ich ab, da sie keine Prioritäten setzen können.)
  

• Lassen Sie Ihre Bewerbung, so ab 20 Seiten aufwärts, binden. (Diese Bewerber lehne ich ebenfalls ab, siehe oben.)
  

• Ihr Lebenslauf sollte in jedem Fall vier Seiten umfassen, auch wenn Sie erst 25 Jahre alt sind. (Diese Dokumente lese ich nicht, so interessant ist kein Mensch.)
  

• Erstellen Sie ein kreatives Layout! Gerne zu zwei Dritteln rechtsbündig, die Überschriften jedoch linksbündig rechts hiervon. (Sieht so kompliziert aus wie beschrieben.)
  

• Erstellen Sie Ihren Lebenslauf "amerikanisch", also umgekehrt chronologisch. (Der Lebenslauf wird dadurch so richtig kompliziert. Ich muss ihn dennoch lesen, da dieses so häufig vorkommt.)
  

• Lassen Sie wichtige Zeugnisse ruhig weg - auch größere Lücken sind im "amerikanischen" Lebenslauf nur schwer zu finden.
  

• Lassen Sie auch die Seiten mit den Noten weg, vor allem mit Abschlussnoten. Und schreiben Sie diese Noten auch nicht in den Lebenslauf.
  

• Und erstellen Sie: ein Deckblatt, ein Inhaltsverzeichnis, ein Anlagenverzeichnis, ein Blatt "Was Sie sonst noch über mich wissen sollten", eine Rubrik "Weitere Angaben zu meiner Person" (Die dort stehenden Formulierungen kenne ich gut, sie sind nämlich immer gleich und haben keine Aussagekraft über den Bewerber.)

Ich würde mich freuen, wenn Sie dieses Thema - mal wieder - besprechen würden. Ich habe dieses Mal weit über 5 Minuten je Mappe gebraucht und mich regelrecht geärgert. Früher, zu Zeiten der guten, einfachen, preiswerten Klemmbinder mit einseitigem Lebenslauf und ausgewählten Anlagen benötigte ich unter einer Minute. Und ich hatte damals deutlich mehr Freude, beim Lesen und beim Einstellen.

Antwort von Dr. Heiko Mell:

Es scheint auf Seiten der bewerbungsbearbeitenden Praktiker eine Art "Dammbruch" gegeben zu haben, die Unmutsäußerungen häufen sich.

Sofern sich unsere Leser von dieser Einsendung (eine ähnliche gab es in dieser Rubrik kürzlich schon) getroffen fühlen, tragen sie selbst die Schuld: In den zwanzig Jahren dieser Serie wird hier exakt das geraten, was diese Fachvorgesetzten (und eigentlichen Entscheidungsträger in solchen Fragen) fordern.

Sogar dieser Hinweis scheint mir nötig zu sein: Alle "Empfehlungen" dieses Einsenders sind blanker Sarkasmus. Seine wahren Empfindungen hat er in Klammern deutlich dahinter gesetzt. (Ja, es ist möglich, dass sonst jemand die Noten weglässt und sagt, in den VDI nachrichten hätte es gestanden. Nein, bei Bewerbern ist nichts undenkbar.)

Und falls mich sonst niemand lobt, übernehme ich das gern einmal selbst: Wer regelmäßig diese Serie liest, kann eigentlich im gesamten Bereich "Bewerbung/Beruf/Karriere" kaum noch etwas falsch machen - sofern er den gegebenen Ratschlägen auch folgt.

Da es aber offenbar gar nicht so einfach ist, aus sarkastischen Anmerkungen positive Handlungsempfehlungen selbst abzuleiten (ich habe da so meine Erfahrungen), hier noch einmal die Auflistung meiner wichtigsten Empfehlungen, wobei es - wie immer- im Detail durchaus eine abweichende Meinung geben kann. Aber dass Sie, wenn Sie meinem Rat folgen, ähnlich "abgebürstet" werden wie die Bewerber durch diesen Einsender und den, der sich in einer der vorigen Ausgaben kritisch geäußert hat, halte ich für ausgeschlossen. Also dann zum Ausschneiden, Fotokopieren, Ausdrucken
o. ä.:

Empfehlungen zum Bewerbungsaufbau

1. Nicht jedes Buch zum Thema liegt richtig mit seinen Empfehlungen. Sie brauchen eines von einem Autor, der a) ständig selbst Bewerbungen liest und bewertet und b) aus dem Metier kommt, in dem Sie sich bewerben. Als Ingenieur ist das vor allem die Industrie. Andere Branchen haben völlig andere Gepflogenheiten -Werbeagenturen beispielsweise oder Finanzdienstleister.

2. Natürlich sind Sie eine einmalige Persönlichkeit, anders als die anderen Bewerber. Und das wollen Sie auch darstellen, das will der Empfänger auch sehen. Es ist nur so, dass "das Leben" bereits Instrumentarien geschaffen hat, die Ihre Einmaligkeit "automatisch" ans Licht bringen, Sie brauchen jetzt, im Stadium der Bewerbung, nichts(!) mehr in dieser Hinsicht zu tun.

Ihre Besonderheiten wurden so etwa ab dem 15. Lebensjahr durch "Sensoren" erfasst und in Dokumenten oder durch anderweitige Fakten dargestellt. Das allein zählt; was dort nicht deutlich geworden ist, gibt es nicht! Eine besonders tolle Mappe, ein "buntes" Layout des Anschreibens und ein sechseckiges Foto sind nicht nur sinnlos, sondern sogar kontraproduktiv. Alles, was über Ihre Besonderheiten zu sagen ist, steht in Schulzeugnissen, Studiennoten, geht aus Praktika, Auslandssemestern, aus Ihrem Werdegang (Beförderungen) hervor, lässt sich aus Arbeitgeberzeugnissen ablesen. Das eine oder andere(!) Zusatzargument, eine vielleicht notwendige Erklärung oder Ihre Motivation für einen eventuell nicht spontan verständlichen Schritt finden dann noch im Anschreiben ein Plätzchen. Aber was müssen Sie bei einem "guten" Examen nach kurzem Studium, bei einem anforderungsgerechten Werdegang mit den gefragten Erfahrungen noch erklären?

Eine Argumentation dieser Art gibt es nicht: "Ich bin toll, gebe aber zu, dass man das aus den Fakten meiner Bewerbung nicht erkennt - daher sage ich es Ihnen hier." Wenn Sie toll sind, sieht man das aus den Fakten. Sonst müssen Sie in Zukunft daran arbeiten. Anders ausgedrückt: Ihr ganzes bisheriges Leben ist bereits Ihre "Bewerbung", jetzt stellen Sie nur noch Fakten und Dokumente zusammen.

3. Der typische Bewerbungsleser ist Profi. Und er liest in dieser Angelegenheit mehrere, meist viele Zuschriften. Davon taugen 90 % nichts, was der Profi vorher weiß. Er will also schnell + einfach an die konkreten Sachinformationen in jeder Bewerbung heran. Diese will er da finden, wo er sie immer findet - wo er sie auch sucht! Jede Art von äußerlichem Sonderaufwand erschwert ihm seine Arbeit und nimmt ihn gegen den Absender ein. Das bezieht sich auf Mappen, Register, Anlagen, Abheftschemata etc.

Der Leser befindet sich in einem relativen Auswahlprozess: Er legt die Bewerbung 
"Müller " (wobei ihn der Name überhaupt nicht interessiert) auf Stapel C. Zwanzig Bewerbungen weiter stößt er auf "Lehmann", der auch interessant ist. Aber wie will er schnell und einfach(!) herausfinden, ob "Lehmann" nicht sogar deutlich interessantere Fachkenntnisse hat als jener "Müller". Dazu muss er durch blitzschnelles Blättern bei beiden diese Informationen finden. Er wird äußerst wütend, wenn ihm einer davon durch eine besonders "kreative" Gestaltung diese Suche erschwert.

4. Der schmiegsame Klemm-Plastik-Hefter genügt als Mappe völlig. Die Farbe ist unwichtig, auffällige Ausführungen (strahlendes Lila) sind eher schädlich. Ach ja: Das Preisschild ist zu entfernen. Die neumodischen mehrflügeligen Pappmappen sind absolut unpraktisch (für den alles entscheidenden Leser). Wenn die Empfehlung durch den Schreibwarenhandel für Sie ein Argument ist, können Sie ja dort gleich auch Ihren Lebenslauf beurteilen lassen. Konkret: Dort liest man niemals Bewerbungen, kann also auch keine Fachkenntnisse haben.

5. Jede Art von extra eingelegtem Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Anlagenprotokoll, Register ist absolut überflüssig. Sparen Sie jedes Blatt ein, das Sie einsparen können, der Leser dankt es ihnen. Bei ihm addieren sich 123 Bewerbungen à 31 Blatt Papier zu einem kaum zu bewältigenden "Haufen Papier", von 3.813 Seiten. Lesen Sie die einmal, dann fühlen Sie mit ihm.

6. In dem Ordner werden umgekehrt chronologisch abgeheftet (also die ältesten Dokumente unten, die jüngeren obenauf):

• das Schulabgangszeugnis (Abitur/Fachhochschulreife), wobei viele Bewerbungsempfänger die Dokumente auch nach 20 Jahren noch sehen möchten, andere weniger. Je mehr Berufspraxis Sie haben, desto eher können Sie darauf verzichten. Falsch aber ist die Beifügung nie! (Na ja, außer Ihre Noten sind extrem schwach.)
  

• weitere ausbildungsrelevante Dokumente (Lehrabschluss, Praktika, Werkstudententätigkeiten). Je älter sie sind, desto entbehrlicher werden sie (und umgekehrt). Bei der ersten Stelle nach dem Studium sind sie ebenso Pflicht wie das Schulabgangszeugnis. Achtung: Der - sofern vorhanden - Lehrabschluss (IHK) muss mit Noten bis ans Lebensende beigefügt sein.
  

• das Examenszeugnis. Wenn ein Studien-Hauptexamen vorliegt, wird das Vorexamen entbehrlich. Sofern vorhanden, muss das Hauptexamenszeugnis immer(!) beigefügt sein, stets mit den Notenblättern!
  

• die Arbeitgeberzeugnisse aus jeder einzelnen beruflichen Tätigkeit seit Studienabschluss (zwingend!). Einzige Ausnahme: Wenn Sie heute in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehen, wird akzeptiert, dass es aus dieser Phase noch kein Dokument gibt - man glaubt dann Ihren Angaben im Lebenslauf (eine tolle Chance, nicht wahr?).
  

• Seminar-, Kurs- oder sonstige Bescheinigungen sind nur bei komplexen Zusatzausbildungen erforderlich, sonst werden Ihre diesbezüglichen Angaben im Lebenslauf und/oder Anschreiben geglaubt. Ausnahme: Wenn die Anzeige, auf die hin Sie sich bewerben, eine spezielle Zusatzqualifikation ausdrücklich fordert, sollten Sie eine entsprechende Bescheinigung mit abheften. Sonst im Zweifel eher nicht (aber im Lebenslauf unter "Sonstiges" diesen Aspekt ruhig erwähnen). Achtung: Alle diese Dokumente werden - in sich umgekehrt chronologisch sortiert - als Paket (gleichgültig, aus welcher Lebensphase sie stammen) ganz nach unten in den Ordner gegeben, also noch unter das Schulabgangszeugnis. Diese Blätter stören nämlich, wenn der Leser eine bestimmte Information gezielt sucht (siehe 3.).
  

• der Lebenslauf in tabellarischer Form. Berufsanfänger sollten mit einer Seite zurechtkommen, bei längerer Praxis sind zwei oder sogar drei informative Seiten ebenso akzeptabel wie hilfreich. Empfehlenswert in Deutschland ist die chronologische Form, also die Auflistung entsprechend dem zeitlichen Verlauf (Geburt vorn, heutige Position hinten).

Empfehlenswert sind Rubriken wie "Persönliche Daten", "Schule/Ausbildung/ Wehrdienst", "Studium", "Berufspraxis", "Sonstiges".

Gestalten bzw. wählen Sie die Rubriken so, dass Sie insgesamt einen chronologischen Verlauf ohne Lücken oder Zeitsprünge bekommen, der Leser will nicht ständig zwischen Rubriken und Seiten springen und blättern müssen, um herauszufinden, was Sie 1993/94 getan haben.

Wichtig ist es, in der Berufspraxis-Rubrik bei Arbeitgebern Angaben zur Branche, Größe, Konzernzugehörigkeit u. ä. zu machen und bei der Positionsbezeichnung Informationen zur Tätigkeit (Stichworte) zu geben. Verlassen Sie sich dabei nicht(!) auf Ihre Arbeitgeber-Zeugnisse.

In der Rubrik "Sonstiges" können Sie spezielle Sprach- und Fachkenntnisse, Hobbys, außeruniversitäre Aktivitäten während des Studiums ebenso unterbringen wie IT-Fähigkeiten o. ä.

Oben rechts auf Seite 1 des Lebenslaufs klebt das (Original-)Foto.

• das Anschreiben liegt innerhalb des Ordners lose obenauf (sofern der Klemmmechanismus ein loses Einlegen zulässt, sonst heften Sie es einfach mit ein). Zum Inhalt lässt sich in dieser kurzen Aufstellung nichts sagen, das wäre ein eigenes Kapitel. Aber unter www.heiko-mell.de finden Sie einen Beitrag dazu aus der "Karriereberatung" in den VDI nachrichten.

7. "Was Sie sonst noch über mich wissen sollten" o. ä. ist irgendwo zwischen "Mätzchen" (schädlich, überflüssig) und "Eigenlob" einzuordnen. Letzteres ist höchstens "negativ interessant" - mancher Leser freut sich, wenn der Bewerber sich durch diesen Unfug so richtig disqualifiziert. Aber wer 123 dieser Darstellungen nacheinander lesen muss, hat vor lauter Kopfschütteln Schwindelanfälle.